REGULAMIN XI Kongresu Polska Chemia 2024
6-7 czerwca 2024 r., Airport Hotel Okęcie,
Warszawa
I. POSTANOWIENIA
OGÓLNE
- Regulamin określa zasady uczestnictwa w
wydarzeniu pt. XI Kongres Polska Chemia 2024 („Konferencja”).
- Organizatorem Konferencji jest Polska Izba
Przemysłu Chemicznego z siedzibą w Warszawie przy ul. Śniadeckich 17,
00-654 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców i rejestru
stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz
samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej prowadzonego przez
Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie XII Wydział Gospodarczy
KRS pod nr 0000015704, NIP 5262170390, REGON 010954571 („Organizator”).
- Konferencja będzie odbywać się w dniach 6-7
czerwca 2024 r. w Airport Hotel Okęcie przy ul. Komitetu Obrony Robotników
24, 02-148 Warszawa („Miejsce konferencji”).
II. REJESTRACJA
- Rejestracja Uczestników Konferencji
rozpoczyna się w dniu 29 stycznia 2024 r. i trwa do 31 maja 2024 r. Po
upływie ww. terminu rejestracja nie będzie możliwa.
- Udział w Konferencji ma charakter płatny.
- Organizator nie zapewnia Uczestnikom noclegu.
Organizator zobowiązuje się w miarę możliwości do informowania Uczestników
o wolnych miejscach noclegowych w pobliżu miejsca konferencji.
- Procedura rejestracji na Konferencję:
a)
Osoby zainteresowane udziałem w Konferencji wypełniają deklarację uczestnictwa
dostępną pod następującym adresem:
rejestracja.kongrespolskachemia.pl
Przekierowania do strony z rejestracją zamieszczone są
także na stronach:
https://www.pipc.org.pl/
https://kongrespolskachemia.pl/
b)
Deklaracja zostanie przesłana do Organizatora automatycznie po naciśnięciu
klawisza funkcyjnego „Wyślij zgłoszenie” na końcowym etapie procedury zakupu,
co jest równoznaczne z dokonaniem rezerwacji.
c)
W przypadku rejestracji wymagającej płatności, system zakupu biletów
Organizatora wygeneruje automatycznie fakturę pro-forma, która zostanie
przesłana na adres poczty elektronicznej wskazany w Deklaracji Uczestnictwa.
d)
Faktura pro-forma stanowi podstawę do dokonania opłaty za bilet. Opłata powinna
zostać dokonana w terminie 7 dni od daty wystawienia faktury pro-forma.
e)
Po dokonaniu płatności Uczestnik otrzyma potwierdzenie płatności oraz
informację o zapisaniu na listę uczestników Konferencji, która zostanie
przesłana na adres poczty elektronicznej wskazany w Deklaracji Uczestnictwa.
f)
W przypadku nieuiszczenia opłaty w terminie, o którym mowa w lit. (e),
rezerwacja zostanie automatycznie anulowana po uprzednim, jednorazowym
przypomnieniu o konieczności dokonania płatności, które zostanie
wygenerowane przez system rejestracyjny.
- Wszelkie problemy związane z procedurą zgłoszenia
udziału w Konferencji można zgłaszać Organizatorowi od poniedziałku
do piątku pod następującymi nr tel: 22 828 75 06 w godz. 8- 16. lub
na adres mailowy: media@pipc.org.pl
- Organizator zastrzega, że liczba biletów
uprawniających do uczestnictwa w Konferencji jest ograniczona. O
pierwszeństwie nabycia Biletu decydować będzie każdorazowo data uznania
zapłaty ceny sprzedaży Biletu na rachunku Organizatora prowadzonym przez
elektroniczny system sprzedaży biletów.
III. ODWOŁANIE
UCZESTNICTWA
- Uczestnik może zrezygnować z udziału
w Konferencji składając oświadczenie o odstąpieniu od umowy na adres
korespondencyjny Organizatora lub elektronicznie na adres poczty
elektronicznej: media@pipc.org.pl
- W przypadku rezygnacji przez Uczestnika z udziału
w Konferencji, Organizator zastrzega prawo do obciążenia Uczestnika kwotą
stanowiącą równowartość:
a)
50% ceny Biletu- w przypadku złożenia oświadczenia o rezygnacji z udziału
w Konferencji w terminie do dnia 6 maja 2024 r.
b)
100% ceny Biletu- w przypadku złożenia pisemnego oświadczenia o rezygnacji
z udziału w Konferencji po upływie terminu, o którym mowa w lit. (a).
- W przypadku
odwołania Konferencji Organizator zobowiązuje się do
niezwłocznego powiadomienia o tym fakcie Uczestników oraz zwrotu
wszystkich wpłaconych opłat za Bilety.
- W przypadku przesunięcia
terminu Konferencji organizator zobowiązany jest do
niezwłocznego pisemnego powiadomienia wszystkich Uczestników oraz do
zwrotu wszystkich opłat za Bilety w razie otrzymania pisemnej rezygnacji
Uczestnika z udziału w Konferencji z powodu zmiany terminu.
- Organizator nie pokrywa kosztów poniesionych
przez Uczestnika w związku z Konferencją innych, niż opłata za
Bilet.
IV.
KOSZTY UCZESTNICTWA I WARUNKI PŁATNOŚCI
- Opłata za Bilet na Konferencję wynosi:
Do
29 lutego 2024 r.
a) 1299 zł
netto (+ 23% VAT) – w przypadku Uczestników reprezentujących organizacje zrzeszone w
Polskiej Izbie Przemysłu Chemicznego.
b)
2399 zł netto (+ 23% VAT) – w przypadku Uczestników
reprezentujących organizacje niezrzeszone w Polskiej Izbie
Przemysłu Chemicznego.
Od 1 marca 2024 r. do 30 kwietnia 2024 r.
c) 1699 zł netto (+ 23% VAT) – w
przypadku Uczestników reprezentujących organizacje zrzeszone w
Polskiej Izbie Przemysłu Chemicznego.
d) 2799 zł
netto (+ 23% VAT) – w przypadku Uczestników reprezentujących
organizacje niezrzeszone w Polskiej Izbie Przemysłu
Chemicznego.
Od 1 maja 2024 r. do zakończenia rejestracji.
e) 1999 zł netto (+ 23% VAT) – w
przypadku Uczestników reprezentujących organizacje zrzeszone w
Polskiej Izbie Przemysłu Chemicznego.
f) 2999 zł
netto (+ 23% VAT) – w przypadku Uczestników reprezentujących
organizacje niezrzeszone w Polskiej Izbie Przemysłu
Chemicznego.
- Organizator informuje, że jest czynnym
podatnikiem podatku od towarów i usług uprawnionym do wystawiania faktur
VAT.
- Faktury VAT wystawiane są w terminie do 7 dni od
daty zaksięgowania opłaty za Bilet.
- Wszelkie płatności dokonywane są w terminie
wskazanym szczegółowo w wystawionej Uczestnikowi fakturze pro forma,
przelewem na rachunek bankowy Organizatora.
V. KOMITET
ORGANIZACYJNY
- Wszelkie decyzje dotyczące Programu Konferencji oraz
kwestii organizacyjnych podejmuje Komitet Organizacyjny Konferencji.
- Skład Komitetu Organizacyjnego, o którym mowa
powyżej, określa Decyzja Prezesa Zarządu Polskiej Izby Przemysłu
Chemicznego.
VI. REKLAMACJE
- Wszelkie reklamacje dotyczące kosztów udziału
w Konferencji należy zgłaszać na adres korespondencyjny
Organizatora lub elektronicznie na adres poczty elektronicznej: media@pipc.org.pl w terminie 7 dni od zapłaty.
- Po upływie wyżej wskazanego terminu reklamacje
nie będą rozpatrywane.
VII. PRZETWARZANIE
DANYCH OSOBOWYCH
- Administratorem danych osobowych
Uczestników Konferencji jest Organizator.
- Dane osobowe
Uczestników Konferencji będą przetwarzane w celu:
a) Podjęcia
działań zmierzających do zawarcia i wykonania umowy na realizację usługi
polegającej udziale w Konferencji (art. 6 ust. 1 lit b RODO)
b)
Wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Organizatorze, w szczególności
wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c
RODO).
c)
Realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych
przez PIPC (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- Dane Uczestników przetwarzane przez Organizatora
to: imię i nazwisko, firma przedsiębiorcy, adres prowadzenia działalności
oraz adresy korespondencyjne, numer telefonu, numery identyfikacyjne,
stanowisko oraz miejsce zatrudnienia, nr rachunku bankowego.
- Organizator zastrzega prawo do rozpowszechniania
wizerunku Uczestników Konferencji na podstawie zgody
udzielonej w związku z zakupem Biletu. Brak zgody na przetwarzanie
wizerunku uniemożliwia udział w Konferencji.
- Dane osobowe będą przechowywane od momentu zakupu
Biletu, przez okres 6 lat od zakończenia Konferencji.
- Dane osobowe mogą być udostępniane:
a)
W zakresie niezbędnym do realizacji zadań statutowych Organizatora
b)
Podmiotom upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa.
c)
Podmiotom przetwarzającym dane na podstawie zawartej w tym celu umowy
(księgowość, obsługa prawna itp.).
d)
Innym osobom trzecim po uzyskaniu odrębnej zgody.
- Wizerunek Uczestników może być rozpowszechniany
przez Organizatora oraz Partnerów Konferencji w związku z
udzielonymi licencjami na korzystanie z materiałów utrwalonych
w trakcie Konferencji.
- Uczestnikom Konferencji przysługuje
prawo: dostępu do danych oraz ich sprostowania, żądania usunięcia lub
ograniczenia przetwarzania, do cofnięcia udzielonej zgody w dowolnym
momencie, do przenoszenia danych, do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania
danych oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- Organizator nie korzysta z funkcjonalności
umożliwiających profilowanie lub automatyczne podejmowania decyzji na
podstawie udostępnionych danych osobowych.
VIII. POSTANOWIENIA
KOŃCOWE
- Materiały i informacje organizacyjne
dotyczące Konferencji zostaną umieszczone na stronie
internetowej Konferencji.
- Organizator ma prawo dokonywania zmiany
Regulaminu, o ile nie wpłynie to na pogorszenie sytuacji
Uczestników Konferencji, w szczególności w zakresie praw nabytych na
podstawie Regulaminu, z wyłączeniem sytuacji, gdy na podstawie powszechnie
obowiązujących przepisów prawa zostaną wprowadzone określone ograniczenia,
nakazy lub zakazy związane z obowiązującym na obszarze RP stanem
epidemii lub stanem zagrożenia epidemicznego.
- Organizator zastrzega możliwość wprowadzenia
zmian w harmonogramie Konferencji, jak również odwołania wydarzania w
sytuacji wystąpienia niezależnych od Organizatora okoliczności
zewnętrznych, które spowodują, że przeprowadzenie Konferencji okaże
się niemożliwe.
- Ewentualne późniejsze zmiany Regulaminu
obowiązują do daty ich publikacji na Stronie Internetowej Organizatora,
tj. www.pipc.org.pl
- Dokonując rezerwacji Biletu na Konferencję,
Uczestnik wyraża zgodę na rozpowszechnianie swojego wizerunku utrwalonego
podczas Konferencji. Powyższa zgoda jest ograniczona wyłącznie do
materiału fotograficznego lub nagrań video realizowanych przez
Organizatora w trakcie trwania Konferencji.
- Uczestnik zobowiązany jest do zapoznania się z
Klauzula informacyjną o przetwarzaniu danych osobowych uczestnika
wydarzeń, stanowiącą Załącznik do niniejszego Regulaminu.