Polska Izba Przemysłu Chemicznego

Regulamin

Regulamin Kongresu „Polska Chemia” (2019)

I. Postanowienia ogólne.

  1. Kongres „Polska Chemia”, zwany w dalszej części niniejszego Regulaminu
    „Kongresem” odbywać się będzie w dniach 5-6 czerwca 2019 r. w ORLEN Arena przy ul. Plac Celebry Papieskiej 1 w Płocku.
  2. Organizatorem Kongresu jest Polska Izba Przemysłu Chemicznego z siedzibą
    w Warszawie przy ul. Śniadeckich 17, w dalszej części niniejszego Regulaminu zwana „Organizatorem”.
  3. Z chwilą zgłoszenia udziału w Kongresie, Uczestnik potwierdza zapoznanie się z treścią niniejszego Regulaminu.
  4. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany Programu Kongresu w zakresie tematyki, długości trwania poszczególnych Sesji i Debat.

II. Zasady uczestnictwa.

  1. Warunki udziału.

1.1     Materiały i informacje organizacyjne dotyczące Kongresu umieszczone są na stronie www.kongrespolskachemia.pl.

1.2     Rejestracja Uczestników rozpoczyna się 25.02.2019 r. godz. 11:00 i trwa do 24.05.2019 r. do godz. 23:59.

1.3     Po upływie terminu określonego w ppkt 1.2 powyżej, rejestracja Uczestników nie będzie możliwa.

1.4     Zgłoszenie udziału w Kongresie następuje poprzez wypełnienie i przesłanie elektronicznego formularza uczestnictwa, zwanego dalej Deklaracją Zgłoszenia, znajdującej się na stronie www.kongrespolskachemia.pl

1.5     W celu zgłoszenia swojego udziału w Kongresie Uczestnik zobowiązany jest:

a) wypełnić elektroniczną Deklarację Zgłoszenia oraz przesłać ją za pośrednictwem strony internetowej wskazanej w ppkt 1.2. powyżej do Organizatora Kongresu w wyznaczonym terminie. Przesłanie Deklaracji Zgłoszenia następuje automatycznie po naciśnięciu klawisza funkcyjnego „Zapisz” na końcowym etapie procedury zakupu.

b) Uiścić opłatę za bilet, na podstawie otrzymanej faktury proforma generowanej automatycznie przez system zakupu biletów.

c) Dokonać płatności w wysokości wskazanej na fakturze proforma w terminie 14 dni od daty jej wystawienia.

d) Po dokonaniu płatności, Uczestnik otrzyma na adres email wskazany w trakcie rezerwacji, kod QR upoważniający do uczestnictwa w Kongresie (wygenerowany automatycznie przez system rezerwacyjny) oraz wystawiony oryginał faktury, na adres pocztowy wskazany w wypełnionym uprzednio formularzu elektronicznym.

e) Po otrzymaniu biletu Uczestnik jest zobowiązany do wydrukowania egzemplarza biletu i okazywania go na każdorazowe wezwanie Organizatora podczas Kongresu.

f) Warunkiem wejścia na teren Kongresu oraz kolację pierwszego dnia Kongresu jest okazanie posiadanego biletu w celu jego weryfikacji.

1.6     W razie nieuiszczenia opłaty w terminie wskazanym w ppkt 1.3. c, dokonana przez Uczestnika rezerwacja zostaje automatycznie anulowana, po uprzednim, jednorazowym przypomnieniu o konieczności dokonania płatności generowanym przez system rejestracyjny.

1.7     W razie problemów z dokonaną rezerwacją należy niezwłocznie skontaktować się z Organizatorem pod nr telefonu: (22) 828-75-06, 828-75-07 w godz. 9:00-15:00 (poniedziałek-piątek).

1.8     Liczba biletów uprawniających do uczestnictwa w Kongresie jest ograniczona, w związku z czym Organizator zastrzega sobie prawo do skrócenia terminu sprzedaży biletów.
O pierwszeństwie nabycia biletu decydować będzie każdorazowo data uznania zapłaty ceny sprzedaży biletu na rachunku Organizatora podanym przez elektroniczny system sprzedaży biletów. Organizator informuje, że dla uniknięcia ewentualnych wątpliwości w trakcie procesu rezerwacji biletów, na stronie obsługującej sprzedaż biletów w zakładce „dane do wpłaty” podane są wszystkie informacje potrzebne do zrealizowania przelewu.

III. Odwołanie uczestnictwa w Kongresie.

  1. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Kongresie wyłącznie w formie pisemnej(papierowej bądź elektronicznej) pod rygorem nieważności.
  2. W przypadku rezygnacji przez Uczestnika z udziału w Kongresie, Organizator zastrzega sobie prawo obciążenia Uczestnika:

2.1     Kwotą 50% kosztów udziału w przypadku złożenia pisemnego oświadczenia o rezygnacji z udziału w Kongresie w terminie do 5 maja 2019 r.

2.2     Kwotą 100% kosztów udziału w przypadku złożenia pisemnego oświadczenia o rezygnacji z udziału w Kongresie po upływie terminu wskazanego w podpunkcie (2.1) powyżej.

  1. W przypadku odwołania Kongresu, Organizator zobowiązany jest do niezwłocznego pisemnego powiadomienia Uczestników oraz zwrotu wszystkich wpłaconych Organizatorowi przez Uczestnika kosztów z tytułu uczestnictwa w Kongresie.
  2. W przypadku przesunięcia terminu Kongresu, Organizator zobowiązany jest do niezwłocznego pisemnego powiadomienia wszystkich Uczestników oraz do zwrotu wszystkich wpłaconych Organizatorowi przez Uczestnika kosztów z tytułu uczestnictwa w Kongresie w razie otrzymania pisemnej rezygnacji Uczestnika z udziału w Kongresie z powodu zmiany terminu.
  3. Organizator nie pokrywa kosztów dodatkowych Uczestnika innych niż określone szczegółowo
    w potwierdzeniu uczestnictwa.

IV. Koszty uczestnictwa w Kongresie i warunki płatności.

  1. Opłata za udział w Kongresie wynosi:

1.1     700 zł brutto – dotyczy rejestracji od 25.02.2019 r. do 15.04.2019 r. (do godz.15:00) dla osób zatrudnionych przez podmiot zrzeszony w PIPC  (Członek PIPC).

1.2     1600 zł brutto – dotyczy rejestracji w pierwszym terminie tj. od 25.02.2019 r. do 15.04.2019 r. (do godz. 15:00) dla osób zatrudnionych w podmiotach nie zrzeszonych w PIPC (tj. podmiot nie posiadający statusu Członka PIPC).

1.3     1900 zł brutto – dotyczy rejestracji w drugim terminie tj. od 15.04.2019 r. (od godz. 15:01) do 24.05.2019 r. dla osób zatrudnionych w podmiotach nie zrzeszonych w PIPC (tj. podmiot nie posiadający statusu Członka PIPC)) .

1.4     Organizator zastrzega, że jest uprawniony do wystawiania faktur VAT i nie jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (zwolnienie na podstawie art. 43 ust.1 pkt 21 ustawy o VAT).

  1. Faktury VAT wystawiane są w terminie do 7 dni od daty wpłynięcia należności za udział.
  2. Wszelkie płatności dokonywane są w terminie wskazanym szczegółowo w wystawionej Uczestnikowi fakturze pro forma wyłącznie przelewem na rachunek bankowy Organizatora.

V. Komitet Organizacyjny.

  1. Wszelkie decyzje dotyczące Programu Kongresu oraz kwestii organizacyjnych podejmuje Komitet Organizacyjny Kongresu.
  2. Skład Komitetu Organizacyjnego, o którym mowa powyżej, określa Uchwała Zarządu Polskiej Izby Przemysłu Chemicznego.

VI. Reklamacje.

  1. Reklamacje dotyczące kosztów udziału należy zgłaszać pisemnie w terminie do 7 dni od daty uiszczenia należności.
  2. Po upływie wyżej wskazanego terminu reklamacje nie będą rozpatrywane.

VII. Postanowienia Końcowe.

  1. Organizator ma prawo dokonania zmiany Regulaminu, o ile nie wpłynie to na pogorszenie sytuacji Uczestników Kongresu, w szczególności w zakresie praw nabytych na podstawie Regulaminu. Ewentualne późniejsze zmiany Regulaminu obowiązują do daty ich publikacji na Stronie Internetowej Organizatora, tj. kongrespolskachemia.pl
  2. Dokonanie rezerwacji i płatności za bilet przez Uczestnika jest równoznaczne z wyrażeniem przez niego zgody na rozpowszechnianie jego wizerunku utrwalonego podczas Kongresu. Powyższa zgoda jest ograniczona wyłącznie do materiału fotograficznego lub nagrań video realizowanych przez Organizatora w trakcie trwania Kongresu.
  3. Niniejszy Regulamin nie dotyczy (z wyłączeniem pkt VI ppkt 1 oraz zgody, o której mowa
    w treści pkt VI ppkt 2 powyżej, które to postanowienia zachowują moc obowiązującą) Partnerów Kongresu, Patronów, Prelegentów i Gości Specjalnych Kongresu, których uczestnictwo regulowane jest na odrębnych zasadach.
  4. Uczestnik zobowiązany jest do zapoznania się z Klauzula informacyjną o przetwarzaniu danych osobowych uczestnika wydarzeń, stanowiącą Załącznik do niniejszego Regulaminu.

 

Załącznik do Regulaminu Kongresu „Polska Chemia” 2019

KLAUZULA INFORMACYJNA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

UCZESTNICY WYDARZEŃ

W związku z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Tekst mający znaczenie dla EOG) („RODO”), niniejszym informujemy w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe w odniesieniu do osób fizycznych będących uczestnikami, których organizatorem (współorganizatorem) jest Polska Izba Przemysłu Chemicznego z siedzibą w Warszawie.

Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami.

Kto jest administratorem Pani / Pana danych osobowych?

Administratorem Pani / Pana danych osobowych jest Polska Izba Przemysłu Chemicznego z siedzibą w Warszawie, przy ul. Śniadeckich 17, 00-654 Warszawa, wpisana do rejestru do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej oraz rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonych przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000015704 („PIPC”).

Jaki jest cel i podstawa przetwarzania Pani / Pana danych osobowych?

Pani / Pana dane osobowe będą przetwarzane przez PIPC w następujących celach:

  • prawidłowej realizacji usług na Pani / Pana rzecz, której jest Pani / Pan, tj. w szczególności zapewnienia Pani / Pani udziału w wydarzeniu (podstawą przetwarzania Pani / Pana danych osobowych w przypadkach opisanych powyżej jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
  • w przypadku wydarzeń odpłatnych – wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na PIPC, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych (podstawą przetwarzania Pani / Pana danych osobowych w przypadkach opisanych powyżej jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
  • realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez PIPC (podstawą przetwarzania Pani / Pana danych osobowych w przypadkach opisanych powyżej jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO), tj.:
    1. prowadzenia działań marketingowych działalności PIPC;
    2. celów statystycznych;
    3. zapobiegania oszustwom;
    4. ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; oraz
    5. zapewnienia rozliczalności (wykazania spełnienia przez PIPC obowiązków wynikających z przepisów prawa).

W przypadku korzystania i rozpowszechniania Pani / Pana wizerunku utrwalonego w ramach relacji fotograficznej lub wideo z wydarzenia oraz otrzymywania newslettera PIPC podstawą przetwarzania jest Pani / Pana dobrowolnie udzielona zgoda (podstawą przetwarzania Pani / Pana danych osobowych w przypadkach opisanych powyżej jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Wykorzystanie i rozpowszechnianie wizerunku (relacja fotograficzna lub wideo z wydarzenia)

W związku z wydarzeniem PIPC może zostać przygotowana relacja fotograficzna lub wideo.

Rejestrując się na wydarzenie oraz biorąc w nim udział wyraża Pani / Pan zgodę na korzystanie i rozpowszechnianie z Pani / Pan wizerunku utrwalonego w ramach takiej relacji na potrzeby PIPC, w materiałach informacyjnych i promocyjnych PIPC, w tym na stronach internetowych PIPC oraz kanałach social media PIPC.

Zgoda ta może być cofnięta w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem korzystania i rozpowszechniania wizerunku, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem).

Od kogo zebraliśmy Pani / Pana dane osobowe? Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Pani / Pana dane osobowe zebraliśmy bezpośrednio od Pani / Pana.

Podane danych wskazanych przez PIPC w zaproszeniu lub formularzu rejestracji jest dobrowolne, lecz niezbędne dla rejestracji Pani / Pana udziału w wydarzeniu. Dotyczyć to może w szczególności imienia, nazwiska, miejsca zatrudnienia, stanowiska oraz danych kontaktowych.

Jak długo przechowujemy Pani / Pana dane osobowe?

Czas, przez który przetwarzane i przechowywane są Pani / Pana dane osobowe, uzależniony jest od podstawy prawnej, na której opiera się przetwarzanie. W każdym przypadku dane będą przechowywane przez PIPC przez okres niezbędny dla realizacji celów przetwarzania.

W zakresie określonym w odrębnych przepisach Pani / Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres w nich wskazany.

Niezależnie od powyższego Pani / Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w celu realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez PIPC, w tym zapobiegania oszustwom, ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz zapewnienia rozliczalności (wykazania spełnienia przez PIPC obowiązków wynikających z przepisów prawa), przez okres nie krótszy niż okres przedawnienia potencjalnych roszczeń.

W przypadku Pani / Pana danych osobowych przetwarzanych w celu działań marketingowych działalności PIPC, takie dane osobowe będą przetwarzane do momentu wniesienia przez Panią  / Pana sprzeciwu.

W przypadku Pani / Pana danych osobowych przetwarzanych na podstawie udzielonej dobrowolnie udzielonej zgody, takie dane osobowe będą przetwarzane do momentu jej cofnięcia.

Czy udostępniamy Pani / Pana podmiotom trzecim?

Pani / Pana dane osobowe mogą być udostępniane innym podmiotom w zakresie w jakim jest to niezbędne dla prawidłowej realizacji świadczenia usług na Państwa rzecz, tj. w szczególności zapewnienia Pani / Pani udziału w wydarzeniu.

Takimi podmiotami mogą być operator systemu Konfeo oraz podmioty obsługujące ten system (o ile do rejestracji udziału w wydarzeniu dochodzi za pośrednictwem tego systemu) czy też operatorzy płatności elektronicznych.

Pani / Pana dane mogą być przekazywane innym podmiotom przetwarzającym dane na zlecenie PIPC (podmioty przetwarzające), przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy zawartej z PIPC, a przekazanie tych danych objęte jest środkami bezpieczeństwa oraz kontrolą ze strony PIPC.

Pani / Pana dane mogą być również udostępniane podmiotom upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa, w szczególności organom władzy publicznej.

Innym podmiotom trzecim Pani / Pana dane mogą zostać udostępnione wyłącznie w przypadku wyrażenia odrębnej zgody na udostępnienie takich danych.

Czy przekazujemy Pani / Pana dane osobowe do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych?

Pani / Pana dane osobowe mogą zostać przekazane przez PIPC poza Europejski Obszar Gospodarczy, w zakresie w jakim jest to niezbędne dla prawidłowej realizacji celów określonych powyżej, w szczególności zawarcia i wykonania umowy z dostawcą lub kontrahentem.

Przekazanie danych do państw trzecich będzie mogło nastąpić, tylko jeżeli zostaną dopełnione wymogi przewidziane w art. 44 i n. RODO.

Jakie prawa przysługują Pani / Panu w odniesieniu do danych osobowych?

Przysługuje Pani / Panu prawo dostępu do treści danych oraz ich sprostowania, prawo żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do cofnięcia udzielonej zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem), prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, a także prawo do przenoszenia danych – w przypadkach i zakresie szczegółowo określonym w przepisach RODO.

Prawo do wniesienia sprzeciwu

Przysługuje Pani / Panu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani / Pana danych osobowych – z przyczyn związanych z Pani / Pana szczególną sytuacją – gdy przetwarzanie odbywa się w ramach realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez PIPC. W takim przypadku PIPC przestanie przetwarzać Pani / Pana dane w tych celach, chyba że wykaże, że w stosunku do tych danych istnieją dla PIPC ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pani / Pana interesów, praw i wolności, lub dane będą nam niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Ponadto przysługuje Pani / Panu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani / Pana danych osobowych na potrzeby działań marketingowych działalności PIPC. W przypadku wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania PIPC przestanie przetwarzać Pani / Pana dane w tych celu.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Jeśli uważa Pani / Pan, że Pani / Pana dane osobowe są przetwarzane przez PIPC w sposób niezgodny z prawem, wówczas przysługuje Pani / Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Czy profilujemy Pani / Pana dane osobowe bądź automatycznie podejmujemy względem Pani / Pana decyzje?

PIPC nie stosuje w stosunku do Pani / Pana profilowania lub automatycznego podejmowania decyzji.

W jaki sposób może Pani / Pan skontaktować z PIPC?

Wszelkie zapytania oraz decyzje w zakresie opisanym powyżej może Pani / Pan kierować do PIPC w formie:

  • elektronicznej na adres poczty e-mail: pipc@pipc.org.pl; lub
  • pisemnej na adres: Polska Izba Przemysłu Chemicznego, ul. Śniadeckich 17, 00-654 Warszawa.