REGULAMIN IX KONGRESU POLSKA CHEMIA 2022

1-2 czerwca 2022 r., Cukrownia Żnin

 I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Regulamin określa zasady uczestnictwa w wydarzeniu pt. IX Kongres Polska Chemia 2022 („Kongres”).
2. Organizatorem Kongresu jest Polska Izba Przemysłu Chemicznego z siedzibą w Warszawie przy ul. Śniadeckich 17, 00-654 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców i rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie XII Wydział Gospodarczy KRS pod nr 0000015704, NIP 5262170390, REGON 010954571 („Organizator”).
3. Kongres będzie odbywać się w dniach 1-2 czerwca 2022 r. w Cukrowni Żnin przy ul. Janickiego 1, 88-400 Żnin („Hotel”).

II. REJESTRACJA

1. Rejestracja Uczestników Kongresu rozpoczyna się w dniu 11 kwietnia 2022 r. i trwa do 27 maja 2022 r. Po upływie ww. terminu rejestracja nie będzie możliwa.
2. Udział w Kongresie ma charakter odpłatny. Organizator nie zapewnia Uczestnikom noclegu w Hotelu. Organizator zobowiązuje się w miarę możliwości do informowania Uczestników o wolnych miejscach noclegowych w Hotelu.
3. Procedura rejestracji na Kongres:

 a) Osoby zainteresowane udziałem w Kongresie wypełniają deklarację uczestnictwa dostępną pod następującymi adresami:

https://www.kongrespolskachemia.pl/

https://kongrespolskachemia2022.conrego.com

b) Deklaracja zostanie przesłana do Organizatora automatycznie po naciśnięciu klawisza funkcyjnego „Wyślij zgłoszenie” na końcowym etapie procedury zakupu, co jest równoznaczne z dokonaniem rezerwacji.

c) System zakupu biletów Organizatora wygeneruje automatycznie fakturę pro- forma, która zostanie przesłana na adres poczty elektronicznej wskazany w Deklaracji Uczestnictwa.

d) Faktura pro- forma stanowi podstawę do dokonania opłaty za bilet. Opłata powinna zostać dokonana w terminie 3 dni od daty wystawienia faktury pro- forma.

e) Po dokonaniu płatności Uczestnik otrzyma potwierdzenie płatności oraz informację o zapisaniu na listę uczestników Kongresu, która zostanie przesłana na adres poczty elektronicznej wskazany w Deklaracji Uczestnictwa.

f) W przypadku nieuiszczenia opłaty w terminie, o którym mowa w lit. (e), rezerwacja zostanie automatycznie anulowana po uprzednim, jednorazowym przypomnieniu o konieczności dokonania płatności, które zostanie wygenerowane przez system rejestracyjny. 

4. Wszelkie problemy związane z procedurą zgłoszenia udziału w Kongresie można zgłaszać Organizatorowi od poniedziałku do piątku pod następującymi nr tel: 22 828 75 06 w godz. 8- 16. lub na adres mailowy: kontakt@kongrespolskachemia.pl
5. Organizator zastrzega, że liczba Biletów u uprawniających do uczestnictwa w Kongresie jest ograniczona. O pierwszeństwie nabycia Biletu decydować będzie każdorazowo data uznania zapłaty ceny sprzedaży Biletu na rachunku Organizatora prowadzonym przez elektroniczny system sprzedaży biletów.

III. ODWOŁANIE UCZESTNICTWA

1. Uczestnik może zrezygnować z udziału w Kongresie składając oświadczenie o odstąpieniu od umowy na adres korespondencyjny Organizatora lub elektronicznie na adres poczty elektronicznej: kontakt@kongrespolskachemia.pl
2. W przypadku rezygnacji przez Uczestnika z udziału w Kongresie, Organizator zastrzega prawo do obciążenia Uczestnika kwotą stanowiącą równowartość:

a) 50% ceny Biletu- w przypadku złożenia oświadczenia o rezygnacji z udziału w Kongresie w terminie do dnia 1 maja 2022 r.

b) 100% ceny Biletu- w przypadku złożenia pisemnego oświadczenia o rezygnacji z udziału w Kongresie po upływie terminu, o którym mowa w lit. (a).

3. W przypadku odwołania Kongresu Organizator zobowiązuje się do niezwłocznego powiadomienia o tym fakcie Uczestników oraz zwrotu wszystkich wpłaconych opłat za Bilety.
4. W przypadku przesunięcia terminu Kongresu organizator zobowiązany jest do niezwłocznego pisemnego powiadomienia wszystkich Uczestników oraz do zwrotu wszystkich opłat za Bilety w razie otrzymania pisemnej rezygnacji Uczestnika z udziału w Kongresie z powodu zmiany terminu.
5. Organizator nie pokrywa kosztów poniesionych przez Uczestnika w związku z Kongresem innych, niż opłata za Bilet.

IV. KOSZTY UCZESTNICTWA I WARUNKI PŁATNOŚCI 

1. Opłata za Bilet na Kongres wynosi:

a) 1450 zł netto (+ 23% VAT)- w przypadku Uczestników reprezentujących organizacje zrzeszone w Polskiej Izbie Przemysłu Chemicznego.

b) 2950 zł netto (+ 23% VAT) w przypadku Uczestników niezrzeszonych w Polskiej Izbie Przemysłu Chemicznego.

2. Organizator informuje, że jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług uprawnionym do wystawiania faktur VAT.
3. Faktury VAT wystawiane są w terminie do 7 dni od daty zaksięgowania opłaty za Bilet.
4. Wszelkie płatności dokonywane są w terminie wskazanym szczegółowo w wystawionej Uczestnikowi fakturze pro forma, przelewem na rachunek bankowy Organizatora.

 V. KOMITET ORGANIZACYJNY

1. Wszelkie decyzje dotyczące Programu Kongresu oraz kwestii organizacyjnych podejmuje Komitet Organizacyjny Kongresu.
2. Skład Komitetu Organizacyjnego, o którym mowa powyżej, określa Decyzja Prezesa Zarządu Polskiej Izby Przemysłu Chemicznego.

 VI. REKLAMACJE

1. Wszelkie reklamacje dotyczące kosztów udziału w Kongresie należy zgłaszać na adres korespondencyjny Organizatora lub elektronicznie na adres poczty elektronicznej: kontakt@kongrespolskachemia.pl w terminie 7 dni od zapłaty.
2. Po upływie wyżej wskazanego terminu reklamacje nie będą rozpatrywane.

VII. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

1. Administratorem danych osobowych Uczestników Kongresu jest Organizator.
2. Dane osobowe Uczestników Kongresu będą przetwarzane w celu:

a) Podjęcia działań zmierzających do zawarcia i wykonania umowy na realizację usługi polegającej udziale w Kongresie (art. 6 ust. 1 lit b RODO)

b) Wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Organizatorze, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

c) Realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez PIPC (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

3. Dane Uczestników przetwarzane przez Organizatora to: imię i nazwisko, firma przedsiębiorcy, adres prowadzenia działalności oraz adresy korespondencyjne, numer telefonu, numery identyfikacyjne, stanowisko oraz miejsce zatrudnienia, nr rachunku bankowego.
4. Organizator zastrzega prawo do rozpowszechniania wizerunku Uczestników Kongresu na podstawie zgody udzielonej w związku z zakupem Biletu. Brak zgody na przetwarzanie wizerunku uniemożliwia udział w Kongresie.
5. Dane osobowe będą przechowywane od momentu zakupu Biletu, przez okres 6 lat od zakończenia Kongresu.
6. Dane osobowe mogą być udostępniane:

a) W zakresie niezbędnym do realizacji zadań statutowych Organizatora

b) Podmiotom upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa.

c) Podmiotom przetwarzającym dane na podstawie zawartej w tym celu umowy (księgowość, obsługa prawna itp.).

d) Innym osobom trzecim po uzyskaniu odrębnej zgody. 

7. Wizerunek Uczestników może być rozpowszechniany przez Organizatora oraz Partnerów Kongresu w związku z udzielonymi licencjami na korzystanie z materiałów utrwalonych w trakcie Kongresu.
8. Uczestnikom Kongresu przysługuje prawo: dostępu do danych oraz ich sprostowania, żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, do cofnięcia udzielonej zgody w dowolnym momencie, do przenoszenia danych, do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9. Organizator nie korzysta z funkcjonalności umożliwiających profilowanie lub automatyczne podejmowania decyzji na podstawie udostępnionych danych osobowych.

 VIII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 

1. Materiały i informacje organizacyjne dotyczące Kongresu zostaną umieszczone na stronie internetowej Kongresu.
2. Organizator ma prawo dokonywania zmiany Regulaminu, o ile nie wpłynie to na pogorszenie sytuacji Uczestników Kongresu, w szczególności w zakresie praw nabytych na podstawie Regulaminu, z wyłączeniem sytuacji, gdy na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa zostaną wprowadzone określone ograniczenia, nakazy lub zakazy związane z obowiązującym na obszarze RP stanem epidemii lub stanem zagrożenia epidemicznego.
3. Organizator zastrzega możliwość wprowadzenia zmian w harmonogramie Kongresu, jak również odwołania wydarzania w sytuacji wystąpienia niezależnych od Organizatora okoliczności zewnętrznych, które spowodują, że przeprowadzenie Kongresu okaże się niemożliwe.
4. Ewentualne późniejsze zmiany Regulaminu obowiązują do daty ich publikacji na Stronie Internetowej Organizatora, tj. kongrespolskachemia.pl  
5. Dokonując rezerwacji Biletu na Kongres, Uczestnik wyraża zgodę na rozpowszechnianie swojego wizerunku utrwalonego podczas Kongresu. Powyższa zgoda jest ograniczona wyłącznie do materiału fotograficznego lub nagrań video realizowanych przez Organizatora w trakcie trwania Kongresu.
6. Uczestnik zobowiązany jest do zapoznania się z Klauzula informacyjną o przetwarzaniu danych osobowych uczestnika wydarzeń, stanowiącą Załącznik do niniejszego Regulaminu.