REGULAMIN IX KONGRESU POLSKA CHEMIA 2022
1-2 czerwca 2022 r., Cukrownia Żnin
I. POSTANOWIENIA OGÓLNE
- Regulamin określa zasady uczestnictwa w wydarzeniu pt. IX Kongres Polska Chemia 2022 („Kongres”).
- Organizatorem Kongresu jest Polska Izba Przemysłu Chemicznego z siedzibą w Warszawie przy ul. Śniadeckich 17, 00-654 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców i rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie XII Wydział Gospodarczy KRS pod nr 0000015704, NIP 5262170390, REGON 010954571 („Organizator”).
- Kongres będzie odbywać się w dniach 1-2 czerwca 2022 r. w Cukrowni Żnin przy ul. Janickiego 1, 88-400 Żnin („Hotel”).
II. REJESTRACJA
- Rejestracja Uczestników Kongresu rozpoczyna się w dniu 11 kwietnia 2022 r. i trwa do 27 maja 2022 r. Po upływie ww. terminu rejestracja nie będzie możliwa.
- Udział w Kongresie ma charakter odpłatny. Organizator nie zapewnia Uczestnikom noclegu w Hotelu. Organizator zobowiązuje się w miarę możliwości do informowania Uczestników o wolnych miejscach noclegowych w Hotelu.
- Procedura rejestracji na Kongres:
a) Osoby zainteresowane udziałem w Kongresie wypełniają deklarację uczestnictwa dostępną pod następującymi adresami:
https://www.kongrespolskachemia.pl/
https://kongrespolskachemia2022.conrego.com
b) Deklaracja zostanie przesłana do Organizatora automatycznie po naciśnięciu klawisza funkcyjnego „Wyślij zgłoszenie” na końcowym etapie procedury zakupu, co jest równoznaczne z dokonaniem rezerwacji.
c) System zakupu biletów Organizatora wygeneruje automatycznie fakturę pro- forma, która zostanie przesłana na adres poczty elektronicznej wskazany w Deklaracji Uczestnictwa.
d) Faktura pro- forma stanowi podstawę do dokonania opłaty za bilet. Opłata powinna zostać dokonana w terminie 3 dni od daty wystawienia faktury pro- forma.
e) Po dokonaniu płatności Uczestnik otrzyma potwierdzenie płatności oraz informację o zapisaniu na listę uczestników Kongresu, która zostanie przesłana na adres poczty elektronicznej wskazany w Deklaracji Uczestnictwa.
f) W przypadku nieuiszczenia opłaty w terminie, o którym mowa w lit. (e), rezerwacja zostanie automatycznie anulowana po uprzednim, jednorazowym przypomnieniu o konieczności dokonania płatności, które zostanie wygenerowane przez system rejestracyjny.
- Wszelkie problemy związane z procedurą zgłoszenia udziału w Kongresie można zgłaszać Organizatorowi od poniedziałku do piątku pod następującymi nr tel: 22 828 75 06 w godz. 8- 16. lub na adres mailowy: kontakt@kongrespolskachemia.pl
- Organizator zastrzega, że liczba Biletów u uprawniających do uczestnictwa w Kongresie jest ograniczona. O pierwszeństwie nabycia Biletu decydować będzie każdorazowo data uznania zapłaty ceny sprzedaży Biletu na rachunku Organizatora prowadzonym przez elektroniczny system sprzedaży biletów.
III. ODWOŁANIE UCZESTNICTWA
- Uczestnik może zrezygnować z udziału w Kongresie składając oświadczenie o odstąpieniu od umowy na adres korespondencyjny Organizatora lub elektronicznie na adres poczty elektronicznej: kontakt@kongrespolskachemia.pl
- W przypadku rezygnacji przez Uczestnika z udziału w Kongresie, Organizator zastrzega prawo do obciążenia Uczestnika kwotą stanowiącą równowartość:
a) 50% ceny Biletu- w przypadku złożenia oświadczenia o rezygnacji z udziału w Kongresie w terminie do dnia 1 maja 2022 r.
b) 100% ceny Biletu- w przypadku złożenia pisemnego oświadczenia o rezygnacji z udziału w Kongresie po upływie terminu, o którym mowa w lit. (a).
- W przypadku odwołania Kongresu Organizator zobowiązuje się do niezwłocznego powiadomienia o tym fakcie Uczestników oraz zwrotu wszystkich wpłaconych opłat za Bilety.
- W przypadku przesunięcia terminu Kongresu organizator zobowiązany jest do niezwłocznego pisemnego powiadomienia wszystkich Uczestników oraz do zwrotu wszystkich opłat za Bilety w razie otrzymania pisemnej rezygnacji Uczestnika z udziału w Kongresie z powodu zmiany terminu.
- Organizator nie pokrywa kosztów poniesionych przez Uczestnika w związku z Kongresem innych, niż opłata za Bilet.
IV. KOSZTY UCZESTNICTWA I WARUNKI PŁATNOŚCI
- Opłata za Bilet na Kongres wynosi:
a) 1450 zł netto (+ 23% VAT)- w przypadku Uczestników reprezentujących organizacje zrzeszone w Polskiej Izbie Przemysłu Chemicznego.
b) 2950 zł netto (+ 23% VAT) w przypadku Uczestników niezrzeszonych w Polskiej Izbie Przemysłu Chemicznego.
- Organizator informuje, że jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług uprawnionym do wystawiania faktur VAT.
- Faktury VAT wystawiane są w terminie do 7 dni od daty zaksięgowania opłaty za Bilet.
- Wszelkie płatności dokonywane są w terminie wskazanym szczegółowo w wystawionej Uczestnikowi fakturze pro forma, przelewem na rachunek bankowy Organizatora.
V. KOMITET ORGANIZACYJNY
- Wszelkie decyzje dotyczące Programu Kongresu oraz kwestii organizacyjnych podejmuje Komitet Organizacyjny Kongresu.
- Skład Komitetu Organizacyjnego, o którym mowa powyżej, określa Decyzja Prezesa Zarządu Polskiej Izby Przemysłu Chemicznego.
VI. REKLAMACJE
- Wszelkie reklamacje dotyczące kosztów udziału w Kongresie należy zgłaszać na adres korespondencyjny Organizatora lub elektronicznie na adres poczty elektronicznej: kontakt@kongrespolskachemia.pl w terminie 7 dni od zapłaty.
- Po upływie wyżej wskazanego terminu reklamacje nie będą rozpatrywane.
VII. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
- Administratorem danych osobowych Uczestników Kongresu jest Organizator.
- Dane osobowe Uczestników Kongresu będą przetwarzane w celu:
a) Podjęcia działań zmierzających do zawarcia i wykonania umowy na realizację usługi polegającej udziale w Kongresie (art. 6 ust. 1 lit b RODO)
b) Wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Organizatorze, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
c) Realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez PIPC (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- Dane Uczestników przetwarzane przez Organizatora to: imię i nazwisko, firma przedsiębiorcy, adres prowadzenia działalności oraz adresy korespondencyjne, numer telefonu, numery identyfikacyjne, stanowisko oraz miejsce zatrudnienia, nr rachunku bankowego.
- Organizator zastrzega prawo do rozpowszechniania wizerunku Uczestników Kongresu na podstawie zgody udzielonej w związku z zakupem Biletu. Brak zgody na przetwarzanie wizerunku uniemożliwia udział w Kongresie.
- Dane osobowe będą przechowywane od momentu zakupu Biletu, przez okres 6 lat od zakończenia Kongresu.
- Dane osobowe mogą być udostępniane:
a) W zakresie niezbędnym do realizacji zadań statutowych Organizatora
b) Podmiotom upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa.
c) Podmiotom przetwarzającym dane na podstawie zawartej w tym celu umowy (księgowość, obsługa prawna itp.).
d) Innym osobom trzecim po uzyskaniu odrębnej zgody.
- Wizerunek Uczestników może być rozpowszechniany przez Organizatora oraz Partnerów Kongresu w związku z udzielonymi licencjami na korzystanie z materiałów utrwalonych w trakcie Kongresu.
- Uczestnikom Kongresu przysługuje prawo: dostępu do danych oraz ich sprostowania, żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, do cofnięcia udzielonej zgody w dowolnym momencie, do przenoszenia danych, do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- Organizator nie korzysta z funkcjonalności umożliwiających profilowanie lub automatyczne podejmowania decyzji na podstawie udostępnionych danych osobowych.
VIII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
- Materiały i informacje organizacyjne dotyczące Kongresu zostaną umieszczone na stronie internetowej Kongresu.
- Organizator ma prawo dokonywania zmiany Regulaminu, o ile nie wpłynie to na pogorszenie sytuacji Uczestników Kongresu, w szczególności w zakresie praw nabytych na podstawie Regulaminu, z wyłączeniem sytuacji, gdy na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa zostaną wprowadzone określone ograniczenia, nakazy lub zakazy związane z obowiązującym na obszarze RP stanem epidemii lub stanem zagrożenia epidemicznego.
- Organizator zastrzega możliwość wprowadzenia zmian w harmonogramie Kongresu, jak również odwołania wydarzania w sytuacji wystąpienia niezależnych od Organizatora okoliczności zewnętrznych, które spowodują, że przeprowadzenie Kongresu okaże się niemożliwe.
- Ewentualne późniejsze zmiany Regulaminu obowiązują do daty ich publikacji na Stronie Internetowej Organizatora, tj. kongrespolskachemia.pl
- Dokonując rezerwacji Biletu na Kongres, Uczestnik wyraża zgodę na rozpowszechnianie swojego wizerunku utrwalonego podczas Kongresu. Powyższa zgoda jest ograniczona wyłącznie do materiału fotograficznego lub nagrań video realizowanych przez Organizatora w trakcie trwania Kongresu.
- Uczestnik zobowiązany jest do zapoznania się z Klauzula informacyjną o przetwarzaniu danych osobowych uczestnika wydarzeń, stanowiącą Załącznik do niniejszego Regulaminu.